2022年1月より全事業者適用となる電子帳簿保存法について2年間の猶予となり、2023年12月まで紙保存を認めることになりました。
実際これからどうすればいいのでしょうか？
電子帳簿保存法について国税庁のチラシもありますのでご覧ください。
電子帳簿保存法は3パターンあります。
①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引
今回、話題となっているのは③電子取引についてです。
それでは電子帳簿保存法とは？
紙ではなくデータで保存OKとした以前からあった法律なのですが、なかなか進まないことにより半ば強制的に今回改正されたカタチとなりました。
①電子帳簿等保存
自社で作成した帳簿仕訳帳、現金出納帳、決算書、請求書、契約書などを電子で保存しておく必要があります。
②スキャナ保存
他社から紙でもらった領収書や請求書などをスキャナ保存しておく必要があります。
その保存には改ざんなどを防ぐためにタイムスタンプを押さなければいけないなど制約があります。
→タイプスタンプを導入することで訂正、履歴、削除が残るのですが、導入するのにはある程度のコストがかかるようです。売り上げに直結しないので購入にもハードルがあります。
★そもそも検索機能がついていなければいけないという要件があります。
その要件を満たすのがJIIMA認証を受けている会計ソフトを使用していないといけません。
JIIMＡ認証を受けている企業リストは国税庁のHPで閲覧できます。
①②の要件を網羅するのは、現状、中小企業や個人事業のフリーランスの方にとっては大変難しい状況になっています。
こちらはある程度、周りの状況・設備が整ってからでないと始動できないかと思います。
さて今回延長となり、2024年1月から開始しなければいけないのが③電子取引です。
③電子取引
他社からデータ受領でもらった領収書や請求書などをPDFなどに保存しなければいけません。紙でもらったものは②スキャナ保存に該当するので関係ありませんが、元々データでもらうような請求書関係は、電子取引となります。
例えば
・アマゾンとか楽天とかなどインターネットで購入したもの
・スマホアプリ決済、交通系ＩＣカード、店頭でのキャッシュレス決済
・通信クラウドサービスなど
全事業者に強制適用となります。
今まで通りに紙でプリントアウトだけの保存は無効となります。
それでは、電子取引はどのように保存するのでしょうか？
最低限やっておかなければいけないこと（a,bどちらか選択となります）が2つあります。
1.検索機能をつけておく！（検索すれば見ておける状態にしておく）
a・エクセルで管理しておく（番号などを付して表にしておく）→煩雑になる。
b・ファイル名に年月日・取引先・金額をつけて保存
→ただし、年収1000万円以下（課税基準期間で2年前が1000万円以下）の事業者は検索機能はいらないが、データは保存しておいてください。
2.データは唯一無二であることを証明しておく！
a・タイムスタンプを付与
取引先に押してもらうか、受理した時に押すがコストが高い
b・改ざん不可なシステムを導入する
事務処理規定を設置しておく（国税庁のホームページにあるものを参考にしてください）
ということでどちらもb.の方法で保管しておけば事務手続きがスムーズにいくのではないでしょうか。
③電子取引をした場合、これから紙保存が不要になるということになりますが、
そのデータはJIIMＡ認証システムがないと破棄してはいけないことになっているので注意が必要です。
電子取引ソフト法的要件認証製品一覧 | JIIMA認証制度 | JIIMA 公式サイト
罰則としては、デジタルデータの改ざんや捏造をした場合など青色申告書を取り消しなどがあります。
まとめ
電子帳簿法と聞いて、ぺーパーレスになり、保管も簡単にできるというイメージだけ先行しますが、そこに行きつくためには色々な要件を打破しないといけないことと、現状で実行しようとすると、費用面での負担もかかります。
まずは③電子取引の下準備だけしておき、①②については、もう少し周りの状況が整ってからでもいいでしょう。
そして③電子取引をしつつもしばらくは紙保存しておいた方が無難ですね。
現在、7年間帳簿関係は保存しておかないといけないのと、繰越欠損なんかあれば10年保管しておかないといけないのでものすごい紙を保管していると思います。もし紙保存しなくてもよくなれば書庫などはスッキリしますが・・。完全にペーパーレスになるにはまだまだ期間がかかりそうです。
費用面もかからずに事務作業も軽減でき、国ともwinwinになれるような方法で①②が改正されればいいですね。
コメント
はじめまして。ながらく楽天ブログ「toshiecf」で人気ブログランキングに参加しているToshiと申します。
電帳法の記事拝読しました。とてもわかりやすく簡潔にまとめられています
ので読者の方にとても役立つと思います。
今後ともどうぞよろしお願いいたします。
はじめまして。kiyokoと申します。
ブログ拝見いただきありがとうございました。
また、お褒めの言葉を頂戴し光栄です。
Toshiさんは税理士をされているようでこのようなコメントをいただき誠に恐縮です。
こちらこそ今後もよろしくお願いいたします。
何かございましたらご教示くださいませ。
この度はコメントいただきありがとうございました。
これからのブログ作成の励みになります！！
おはようございます😃 返信コメントありがとうございます😊
小生は本業は税理士で、年に何回か専門学校でFP講師や法人会で税務セミナー講師をしております。
ということで一応真面目に仕事はしているものの、ドラマや映画鑑賞、旅行が趣味で、食べ歩きも好きなのでFacebookでは食べログに間違えられることもしばしば😅
ですからブログでも遊び心の方が優先で、恥ずかしながら趣味のサイトの様相で人気ブログランキングのファイナンシャルプランニグ分野の娯楽担当のような存在となっております。
kiyokoさんのように、読者の皆様に税務とFP情報をコンパクトに発信している「経理屋★ファイナンシャルプランナー」という優良サイトを一ファンとして応援させて頂きますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。